Introducción
Manual de iDocumental
iDocumental es una plataforma de gestión de facturas que combina OCR, inteligencia artificial y reglas de negocio para transformar documentos en datos revisables y preparados para su gestión administrativa y contable.
Idea principal. El sistema no sustituye la revisión cuando es necesaria. Automatiza la recepción, clasificación y lectura de datos, pero mantiene el documento original y permite corregir la información antes de validarla.
Qué puede hacer
Introducción
Primeros pasos
- Accede a la aplicaciónEntra en app.idocumental.com con tu usuario.
- Comprueba la empresa activaSi administras varias empresas o trabajas como gestoría, revisa siempre el selector «Trabajando en».
- Revisa los datos fiscalesEl NIF/CIF de la empresa es clave para que el sistema determine correctamente si el documento es un gasto o un ingreso.
- Sube o importa documentosPuedes comenzar con una factura individual, un lote o la configuración de un buzón IMAP.
- Valida los resultadosComprueba los campos extraídos y corrige lo necesario antes de considerar la factura revisada.
Importante. Antes de procesar un volumen grande de documentos conviene que la empresa tenga completos sus datos fiscales. La identidad de la empresa se utiliza para interpretar quién emite y quién recibe la factura.
Introducción
Selector «Trabajando en»
Cuando un usuario tiene acceso a más de una empresa, la cabecera del panel permite seleccionar el contexto de trabajo. Todas las facturas, proveedores, clientes, estadísticas y exportaciones que se muestran pertenecen a la empresa seleccionada.
Trabajando en:Empresa Ejemplo, S.L. (Gestoría Demo) ▾
En entornos con gestorías, junto al nombre del cliente puede mostrarse entre paréntesis la gestoría a la que pertenece. Esto facilita distinguir empresas con nombres similares y evita trabajar accidentalmente sobre otra entidad.
Consejo. Si vas a subir o exportar documentos, comprueba primero el nombre que aparece en «Trabajando en». Es la forma más rápida de confirmar el contexto.
Introducción
Panel económico
El panel resume la actividad de la empresa y utiliza la base imponible para comparar ingresos, gastos y beneficio. El IVA se muestra por separado.
| Indicador | Qué representa |
|---|---|
| Ingresos | Suma de bases imponibles de las facturas de venta incluidas en el periodo. |
| Gastos | Suma de bases imponibles de las facturas de compra. |
| Beneficio estimado | Ingresos menos gastos, sin mezclar el IVA con la actividad. |
| IVA repercutido | IVA incluido en las facturas de ingresos. |
| IVA soportado | IVA incluido en las facturas de gastos. |
| IVA neto estimado | IVA repercutido menos IVA soportado. |
Además del resumen, el sistema puede mostrar evolución mensual, gastos por categoría, principales proveedores y clientes, así como avisos de revisión.
Facturas
Subir documentos
Los documentos pueden entrar manualmente o mediante automatizaciones. La subida manual es útil para facturas puntuales, escaneos y pruebas de reconocimiento.
Flujo habitual
- Selecciona la empresa correcta.
- Abre la opción de carga de facturas.
- Selecciona el PDF o imagen.
- Espera a que termine el procesamiento.
- Abre el resultado y revisa los datos extraídos.
Formatos. La plataforma está orientada a PDF e imágenes de facturas. En documentos escaneados, una imagen nítida y bien orientada mejora el reconocimiento.
Facturas
Facturas de gastos
Una factura se trata como gasto cuando el proveedor es el emisor y la empresa activa aparece como destinataria. El sistema intenta identificar y relacionar el documento con un proveedor existente o crear la relación necesaria.
Datos habituales
- Proveedor y NIF/CIF.
- Número y fecha de factura.
- Fecha de vencimiento cuando aparece.
- Base o bases imponibles.
- Tipos y cuotas de IVA.
- Retenciones cuando existan.
- Total.
- Categoría de gasto.
- Cuenta de proveedor / referencia contable cuando se utilice.
Desde el listado, el nombre del proveedor debe llevar a su ficha de proveedor. El número de factura debe abrir directamente la factura correspondiente.
Revisión rápida. Si has entrado desde un filtro de pendientes o sin categoría, utiliza la acción de validar y pasar a la siguiente para mantener el mismo criterio de revisión.
Facturas
Facturas de ingresos
Una factura se trata como ingreso cuando la empresa activa es el emisor y un tercero aparece como destinatario. Los datos extraídos pueden revisarse y modificarse para completar o corregir la factura.
El histórico queda organizado por cliente. En los listados, al pulsar el nombre del cliente se accede a su ficha de cliente; al pulsar el número de factura se abre el documento.
Integraciones. En empresas que importan facturas desde sistemas externos —por ejemplo WHMCS— puede conservarse un identificador o código externo del cliente para facilitar la correspondencia posterior con ContaSOL u otros programas.
Facturas
Visor y edición de una factura
La pantalla de revisión combina el documento original con los campos estructurados. El objetivo es poder contrastar el dato reconocido con la factura sin saltar entre aplicaciones.
Qué revisar antes de validar
- Que emisor y destinatario sean correctos.
- Que el NIF/CIF coincida con el documento.
- Que el número de factura no haya perdido prefijos o series.
- Que las fechas estén interpretadas correctamente.
- Que la suma de base, impuestos y retenciones corresponda con el total.
- Que el proveedor/cliente y la categoría sean los adecuados.
PDF que se visualiza mal. Si el original contiene capas, rotaciones o codificaciones poco habituales, el visor puede necesitar una versión normalizada. El documento debe conservarse sin alterar los datos contables.
Facturas
PDF con varias facturas
Cuando un único PDF contiene varias facturas, iDocumental puede analizar sus páginas para detectar los inicios de documento y separar cada factura, manteniendo unidas las páginas que pertenecen a la misma.
PDF multipágina→Detección de cortes→Facturas separadas→Procesamiento
Este flujo evita separar manualmente lotes grandes antes de subirlos. Después del procesamiento, cada factura aparece como un documento independiente para su revisión.
Facturas
Revisión y cierre del periodo
La pantalla de revisión ayuda a localizar los documentos que necesitan atención antes del cierre mensual o trimestral.
La acción «Validar y siguiente» es especialmente útil para revisar un conjunto filtrado sin volver al listado tras cada factura.
Terceros
Proveedores
Los proveedores agrupan las facturas de gastos. La ficha concentra sus datos identificativos, el NIF/CIF, información de contacto y referencias externas necesarias para la exportación contable.
Cuenta de proveedor
Cuando se trabaja con ContaSOL, puede guardarse la Cuenta proveedor. Este dato sirve para relacionar el proveedor de iDocumental con la cuenta utilizada en el programa contable.
Desde un listado de facturas, al pulsar el nombre del proveedor se abre su ficha, no un filtro de facturas con el mismo texto. Desde la ficha sí se puede consultar su histórico documental.
Terceros
Clientes
Los clientes agrupan las facturas de ingresos. Al igual que los proveedores, pueden tener datos fiscales y códigos de correspondencia con programas externos.
Código ContaSOL
El campo Código ContaSOL permite conservar el identificador utilizado por el cliente en su contabilidad. Es especialmente útil al importar o actualizar maestros desde listados exportados por el programa contable.
En los listados de ingresos, el nombre del cliente abre su ficha y el número de factura abre la factura.
Terceros y clasificación
Categorías de gastos
Las categorías permiten agrupar gastos por tipo —por ejemplo luz, agua, telecomunicaciones o material— y se utilizan tanto para la clasificación como para los informes.
Las categorías existentes pueden editarse y pueden crearse nuevas. No conviene borrar una categoría que ya tenga histórico asociado, ya que afectaría a la coherencia de facturas anteriores.
Uso recomendado. Mantén una lista relativamente estable. Si existen categorías demasiado parecidas, el sistema y los usuarios tendrán más dificultad para clasificar de forma consistente.
Terceros y clasificación
Aprendizaje a partir de correcciones
En facturas de gastos, las correcciones realizadas por el usuario pueden aprovecharse para mejorar el reconocimiento de documentos posteriores del mismo proveedor o con el mismo formato.
El aprendizaje puede aplicarse a patrones técnicos —ubicación de campos, normalización de nombres o reglas de clasificación— sin mezclar los documentos privados de empresas distintas.
Ejemplo. Si una factura recurrente de un proveedor coloca siempre el número en una zona poco habitual y el usuario corrige ese dato, el sistema puede reutilizar esa señal en siguientes facturas similares.
Automatización
Importación automática por correo
Cada empresa puede conectar un buzón IMAP estándar para que los adjuntos entren automáticamente en iDocumental.
Funcionamiento
- iDocumental consulta el buzón configurado.
- Detecta mensajes y adjuntos compatibles.
- Evita volver a procesar correos o adjuntos ya tratados.
- Incorpora los documentos al flujo normal de OCR e IA.
- Opcionalmente mueve los mensajes procesados a «iDocumental Procesados».
Los originales permanecen en el servidor de correo. La conexión IMAP se utiliza como canal de entrada, no como sustituto del buzón.
Seguridad. Utiliza una cuenta específica o credenciales de aplicación cuando el proveedor de correo lo permita. Limita el acceso al buzón que realmente se vaya a procesar.
Automatización
Exportaciones contables
Una vez revisadas las facturas, los datos pueden exportarse por empresa y periodo. La finalidad es reducir la recaptura manual en el programa contable.
| Formato | Uso |
|---|---|
| ContaSOL | Traspaso orientado a empresas que utilizan cuentas/códigos de terceros. |
| Sage | Salida de datos procesados para incorporación al circuito contable. |
| Holded | Preparación estructurada de gastos e ingresos. |
| Genérico | Exportación para procesos personalizados o sistemas no integrados. |
Antes de exportar un periodo, revisa especialmente documentos pendientes, terceros sin código contable y facturas sin categoría.
Automatización
Compatibilidad con ContaSOL
Para cuadrar iDocumental con los maestros existentes de ContaSOL se utilizan identificadores externos además del NIF/CIF y el nombre.
Si se dispone de un Excel exportado desde ContaSOL, los datos pueden cruzarse con los terceros existentes. El NIF/CIF es el dato más fiable para identificar una coincidencia cuando está disponible; en su ausencia pueden utilizarse nombre, razón social u otros campos, revisando manualmente los casos ambiguos.
Recomendación. Al exportar maestros desde ContaSOL, incluye siempre que sea posible NIF/CIF, código/cuenta y razón social. Esto reduce mucho las coincidencias dudosas.
Gestorías
Trabajo con clientes desde una gestoría
Una gestoría puede tener varias empresas asociadas y cambiar de una a otra mediante el selector «Trabajando en». La experiencia es la misma que para una empresa individual, pero con acceso centralizado.
- Revisar facturas de gastos e ingresos.
- Consultar proveedores y clientes.
- Acceder a las exportaciones contables.
- Analizar pendientes y cierre trimestral.
- Gestionar la documentación de cada cliente sin mezclarla con la de otros.
Gestorías
Separación de documentación y datos
Los documentos pertenecen a una empresa concreta. El acceso de gestoría permite cambiar de contexto, pero no convierte los datos de varios clientes en un único archivo común.
Esta separación afecta a facturas, proveedores, clientes, datos fiscales, estadísticas y exportaciones. Las reglas técnicas de reconocimiento pueden reutilizar conocimiento general de formatos sin compartir los documentos privados de una empresa con otra.
Gestorías
Facturación del servicio
En una relación gestoría-cliente, la digitalización puede facturarse al propio cliente o ser asumida por la gestoría. El consumo sigue asociado a la empresa que genera los documentos para que pueda medirse correctamente.
Las tarifas se basan en el almacenamiento utilizado y en el número/tamaño de los documentos procesados. Las nuevas altas disponen del primer mes gratis según las condiciones vigentes.
Ayuda
Estados y avisos
Durante el procesamiento, una factura puede pasar por diferentes estados. La denominación exacta puede variar según la versión, pero conceptualmente conviene distinguir:
- Procesando: el documento está en cola o siendo analizado.
- Listo para revisar: la extracción ha terminado y necesita comprobación.
- Validado: el usuario ha dado por correctos los datos.
- Con aviso: falta información, existe una incoherencia o es necesaria una revisión especial.
Los filtros del listado permiten concentrarse en un estado concreto y recorrer las facturas de ese conjunto.
Ayuda
Buenas prácticas
- Comprueba siempre la empresa activa antes de importar o exportar.
- Completa NIF/CIF y códigos contables de clientes y proveedores.
- Corrige las facturas recurrentes con cuidado: esas correcciones pueden ayudar al aprendizaje futuro.
- No crees categorías casi idénticas si una existente ya cubre el concepto.
- Revisa pendientes y recurrentes antes del cierre del trimestre.
- Conserva una política clara sobre quién valida la factura: empresa, gestoría o ambos.
Ayuda
Preguntas frecuentes
¿iDocumental procesa gastos e ingresos?
Sí. Analiza emisor, destinatario y datos fiscales para decidir el circuito adecuado antes de asociar proveedor o cliente.
¿Puede leer un PDF con muchas facturas?
Sí. Puede detectar cortes entre facturas y conservar juntas las páginas pertenecientes al mismo documento.
¿Puedo recibir las facturas por correo?
Sí. La empresa puede configurar un buzón IMAP para importar automáticamente adjuntos compatibles.
¿Puedo corregir los datos?
Sí. La revisión manual forma parte del flujo. En gastos, las correcciones pueden ayudar a mejorar el tratamiento de documentos similares posteriores.
¿Sirve para una gestoría?
Sí. Una gestoría puede acceder a sus clientes desde una única cuenta, manteniendo separados los datos y documentos de cada empresa.
¿Sustituye al programa contable?
No necesariamente. iDocumental está pensado para organizar, revisar y preparar datos, y puede convivir con ContaSOL, Sage, Holded u otros circuitos.
Ayuda
Soporte
Para consultas sobre el funcionamiento de iDocumental, incidencias de procesamiento o información comercial: